Пожалуйста, авторизуйтесь:


Регистрация пользователя



Войти с помощью социальных сетей

Восстановление пароля

Введите email, указанный при регистрации. Мы вышлем инструкции по восстановлениюю доступа




Авторизация

Советы руководителям: как проводить эффективные встречи и совещания

Как проводить эффективные совещания и встречи

Как провести эффективное совещание

По мере роста компании становится все труднее коммуницировать с персоналом. Раньше можно было решить любые проблемы один на один с заместителем или менеджером, теперь нужно собирать совещание из руководителей отделов и ключевых сотрудников. Без таких встреч обойтись нельзя – надо собираться, совещаться и решать важные стратегические вопросы по развитию компании. Беда в том, что большинство встреч проводится не эффективно – после них у персонала остаются вопросы и нет четкого понимания, что же делать дальше.

Совещания могут быть вдохновляющими и мотивирующими, а могут быть и полностью провальными. Чтобы понять, как нужно проводить совещания, сначала надо выяснить, что большинство руководителей делает не так.

Как делать не нужно

Главная проблема неэффективных совещаний – сотрудники не высказывают свое мнение. По разным причинам: боятся, стесняются, не считают важным. Или потому, что вы неправильно проводите совещание. Рассказываем, что делать не нужно.

Давать сотрудникам отчеты с полными данными по показателям

Перед каждой встречей вы вручаете участникам отчеты с показателями эффективности и надеетесь, что последует бурное обсуждение с генерацией идей и решениями. Но этого не происходит. Попробуйте по-другому: вручите каждому сотруднику неполный отчет с основными показателями эффективности, откройте его в электронной таблице или дайте доступ к дашборду. Мало данных – много вопросов, которые сотрудники и начнут вам задавать.

Во время обсуждения можно открыть доступ к полным данным, совещание уже будет более продуктивным.

Затягивать совещание

Ошибки руководителя: затянутое совещание

Затянутое совещание – потеря времени, денег и никакого эффекта

Плохо организованное собрание – огромная трата времени. Сотрудники уже так хотят уйти, что готовы молчать и не высказывать свое мнение. Но кроме того, что вы не получаете обратную связь от персонала, вы теряете кучу энергии и денег. Так нельзя.

Установите точный регламент совещания, утвердите повестку дня со строгими временными рамками для каждого спикера, включая время на вопросы и ответы. На совещании должен присутствовать человек, который будет ответственен за временной регламент.

Делать выговор отдельным сотрудникам перед всеми

Выговор или порицание перед всеми вызывает у человека гнев, обиду, раздражение, страх и унижение. Даже если человек виновен – не стоит его отчитывать перед всеми.

Запомните правило: хвалить на публике, ругать – лично. Тогда на совещаниях атмосфера будет приятной и мотивирующей.

Игнорировать удаленных сотрудников

Часто в компании работают люди на удаленке. Не все могут посещать совещания офлайн. Если их нет – они не знают, что происходит и не понимают, как работать дальше. Это демотивирует удаленных сотрудников, они начинают работать не так продуктивно, как вам бы хотелось.

Подключите удаленных сотрудников по каналам связи: Skype, Viber, Telegram. Если кто-то не может присутствовать на встрече (может, другой часовой пояс, например), то сделайте запись и отправьте ее им. И всегда, ВСЕГДА, повторяйте вопросы, которые задают члены команды на совещании, чтобы удаленные сотрудники услышали и поняли их.

Диктовать свое мнение

Руководитель-диктатор – неэффективное совещание

Не будьте диктатором – дайте высказаться другим

Лучший способ затормозить развитие бизнеса и отравить культуру компании – стать диктатором. Да, вы руководитель и лучше знаете, как надо делать (это не факт на самом деле). Но каждый член вашей команды вносит свой уникальный вклад в развитие бизнеса – вы ведь поэтому их наняли, так ведь? Вместе, как одна команда, вы будете расти быстрее (и умнее). Не нужно диктовать свое мнение и приказывать выполнять только свои распоряжения. Дайте возможность каждому говорить на совещании и высказывать свое видение и решение проблемы.

Как генеральный директор выделите ключевые показатели компании, прогресс в работе, ключевые направления и примеры инициатив, которые помогают в развитии. А затем отдайте совещание команде – пусть они обсуждают и выдвигают гипотезы. Вы увидите много неочевидных решений и сможете выбрать те, которые будут самыми эффективными для роста компании.

Сделайте так, чтобы сотрудники могли задавать анонимные вопросы – вы узнаете, что их волнует, и сможете дать на них ответы на встрече.

Как делать нужно

Сосредоточенные, эффективные встречи могут быть редкими. Но они работают гораздо лучше, чем множество не эффективных. Чтобы совещания проходили результативно, есть несколько правил.

Делайте короткие встречи

Лучшие по эффективности – короткие совещания. Подготовьте заранее лаконичный отчет с ключевыми моментами, которые вам нужно обсудить. И не отвлекайтесь на дополнительные вопросы – ведите переговоры по установленному регламенту.

Если будет много информации, люди устанут, внимание их станет рассеиваться, задача потеряет ясность. Оптимальный вариант для небольших коротких совещаний – раз в две недели. Решите для своей компании – если встречаться два раза в месяц для вашей команды тяжело, то попробуйте собирать совещания один раз в месяц или раз в квартал.

Сосредотачивайтесь только на тех моментах, которые важны. Подготовьте для команды понятную визуализацию данных – вы сэкономите время на считывании отчетов. Если у вас нет времени создавать дашборд и визуализировать данные – назначьте ответственного. И не забудьте похвалить в конце совещания всех, кто принимал в нем участие.

Будьте откровенны

Откровенность на совещаниях увеличивает доверие сотрудников к компании

Подайте пример сотрудникам – будьте откровенны

Совместные встречи помогают повысить доверие: членов команды к руководству, руководства – к сотрудникам. Если в команде сложились доверительные отношения, то каждый работник станет высказывать свое представление о том, что нужно сделать, чтобы увеличить продажи или привлечь новых клиентов. После совещания у вас появится много идей и, вполне вероятно, новое видение ситуации.

Подайте пример своим сотрудникам – будьте откровенны сами. Это принесет ощутимый профит в будущем.

Отмечайте успехи команды. Даже небольшие

Когда вы искренне признаете успехи команды и говорите о них, это воодушевляет людей. После таких позитивных встреч в компаниях сразу отмечается прогресс. Поощряйте истории – пусть сотрудники поделятся своими успехами с остальными – это тоже сильно мотивирует. И заканчивайте совещание на одобрительной ноте – члены команды должны уходить со встречи на подъеме, с энтузиазмом.

Подключите удаленных сотрудников

Участие всех сотрудников, включая удаленных, в совещании имеет решающее значение. Сделайте так, чтобы каждый член команды смог присоединиться к мероприятию по интернету. Подключите видеокамеру, проверьте, как работает аудио и чат – вы должны обеспечить эффект присутствия удаленного сотрудника на встрече.

Многие удаленные сотрудники считают себя «вторым сортом», потому что у них нет доступа к совещаниям и они не могут принимать в них участие. Исправить это легко – приглашайте их на встречи, с помощью современных средств связи сделать это просто.

Обсуждайте цели и ключевые показатели открыто

Регулярные встречи помогают донести актуальную информацию до всех членов команды и обсудить ее. Обсуждайте открыто цели, вносите корректировки, принимайте гипотезы – мозговой штурм поможет выявить скрытые проблемы и предотвратить многие неудачи.

Делайте разбор работы каждого отдела, показывайте, как она повлияла на общую цель компании. Делитесь ключевыми метриками и поясняйте их. Например: «Наш доход X и темп роста Y. Но это немного ниже, чем наша цель Z. Вероятно, это из-за… Как вы думаете, что влияет на этот результат?»

Важно, чтобы ваша команда сосредоточила свои внимание на целях, миссии и культуре компании. Без четкой коммуникации такого не произойдет. Основная часть – поиск правильного формата для встреч, который будет работать для вашей команды.

Конечно, это не универсальные советы – в каждой компании свои нормы и правила. Но они помогут вам найти собственное направление по проведению совещаний и встреч. Поэкспериментируйте, протестируйте несколько форматов. Спросите у команды, что было хорошо, а что плохо, и вы найдете то, что работает лучше всего.

Вернуться в блог